PERUSTAMISSOPIMUKSET
Tilitoimistotyössä asiakirjat ovat erityisen tärkeitä, erityisesti asiakkaille laadittavat asiakirjat. Ennen kuin perustat oman tilitoimiston, on suositeltavaa huolehtia omasta hallinnosta kunnolla. Tällä tavoin voit välttää tulevia sopimuskiistoja, vähentää riskejä ja lisätä yrityksesi arvoa. Lue tästä artikkelista, mitkä asiakirjat sinun tulisi laatia tilitoimistoa perustaessasi.
- Perustamissopimus: Jos perustat tilitoimistosi osakeyhtiöksi, sinun on aloitettava tavanomaisella perustamissopimuksen laatimisella. Kaikki osakkeenomistajat allekirjoittavat tämän sopimuksen, ja se on rekisteröitävä kaupparekisteriin kolmen kuukauden kuluessa allekirjoittamisesta, muuten yrityksen perustaminen peruuntuu. Perustamissopimuksessa on mainittava kaikki osakkeenomistajat, heidän osakemääränsä, osakkeiden merkintähinta, maksuaika, yhtiön hallituksen jäsenet ja mahdollinen tilintarkastaja. Lisäksi perustamissopimukseen on liitettävä yhtiöjärjestys.
- Yhtiöjärjestys: Osakeyhtiössä yhtiöjärjestys on pakollinen, ja sen tulee olla laadittu ja toimitettu kaupparekisteriin välittömästi yrityksen perustamisen yhteydessä. Yhtiön on noudatettava sekä osakeyhtiölakia että yhtiöjärjestystään. Yhtiöjärjestykseen on sisällytettävä vähimmäistiedot, kuten yhtiön nimi, kotipaikka ja toimiala. Yhtiön tilikaudesta on myös määrättävä.
- Osakassopimus: Osakassopimus on osakkeenomistajien välinen sopimus, jossa määritellään yhtiön omistukseen ja toimintatapoihin liittyvät säännöt. Tähän sopimukseen kuuluvat yleensä ehdot suurista liiketoimintapäätöksistä, osakkaiden velvollisuus työskennellä yhtiössä ja heidän oikeutensa ja velvollisuutensa myydä osakkeet tietyissä tilanteissa. Osakassopimus on usein yrityksen tärkein sopimus ja se on suositeltavaa laatia heti yrityksen perustamisen yhteydessä.
- Asiakassopimukset: Asiakassopimuksessa, jota kutsutaan myös toimeksiantosopimukseksi, määritellään palvelut, jotka tilitoimisto tarjoaa asiakkailleen. Sopimuksessa tulee myös sopia hinnoittelusta, henkilötietojen käsittelystä ja sopimuksen voimassaoloajasta. Suomen Taloushallintoliiton TAL2018-sopimusrunko on yleinen standardi tilitoimistoalalla, jota käytetään yleisesti asiakassopimuksissa.
- Tietosuojaseloste: Tietosuojaselosteessa ilmoitetaan, miten yritys käyttää ja suojaa keräämiään henkilötietoja. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden perusteella voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa yksityishenkilö. Tämä seloste on annettava tiedoksi niille, joiden henkilötietoja käsitellään.
- Rahanpesulain dokumentaatio: Rahanpesulaki edellyttää, että tilitoimistot arvioivat mahdollisuuksiaan tunnistaa rahanpesua ja terrorismin rahoittamista. Arvio on käytännössä kirjallinen itsearvio, ja sitä on päivitettävä säännöllisesti. Tunnistaminen on tärkeää erityisesti liittyen palkanlaskentaan ja tilitoimiston toimintaan. Aluehallintovirasto (AVI) pitää huolta siitä, että kaikki tilitoimistot dokumentoivat yo asiat asianmukaisesti.
Huomioithan, että nämä asiakirjat ovat tärkeitä osana tilitoimistosi perustamista ja liiketoiminnan hallintaa. Suosittelemme myös hankkimaan oikeudellista neuvontaa varmistaaksesi, että asiakirjasi täyttävät kaikki sovellettavat lait ja määräykset.